Ми різні: хтось звик виконувати задачі в жорсткій послідовності, комусь вистачає приблизного плану дій, а комусь для ефективної роботи дуже важливо бути в гарному гуморі. Та багато в чому ми схожі, наприклад, у бажанні встигати більше. Як ефективніше розпоряджатися своїм робочим часом, допомагала розібратися тренер із тайм-менеджменту, HR-спеціаліст Wrike, Дар’я Ігнатович.
Дотримуватись принципів тайм-менеджменту не означає кожну хвилину проживати за планом або будувати свою роботу виключно, як написано в книжках. Це означає, в першу чергу, управляти смислами, не боятися експериментувати з підходами до роботи і обирати те, що підходить саме вам.
Не існує однієї чарівної пігулки «Як будувати робочий день», яка підійшла б усім. Однак, цілком ймовірно, вам не завадять кілька порад, про які мова піде нижче.
Як налаштуватися на роботу
Починати роботу краще з плану на день. Багато хто не любить планувати тому, що цей процес асоціюється із жорсткими рамками або тому, що вважає, що список задач легко втримати в голові цілий день. Але, по-перше, можна написати список справ і виконувати їх у зручній для себе послідовності. По-друге, важливо зрозуміти, що вимагатиме уваги протягом дня, чому приділити більше часу, а на що сил уже не вистачить.
Пам’ять – ненадійне сховище інформації, коли задач багато, забути про одну чи дві дуже просто, тож варто фіксувати все, что хочеться і потрібно зробити. Тут допоможе прийом вивантаження свідомості: необхідно подумати про всі свої задачі (не лише про важливі робочі справи, але й про дрібні, побутові) і записати їх. Після цього виділити головні та другорядні завдання на день.
Деякі люди не хочуть планувати і беруться тільки за ту роботу, яка приходить сама – пливуть за течією. Це може призводити до авралів, невдоволеності та вигорання.
Можна виділити три типи робочих задач: поточні, організаційні, потокові
1. Поточні – зрозумілі щоденні задачі.
2. Організаційні – задачі, які залежать від спілкування з людьми.
3. Потокові – задачі, які потрібно добре обміркувати перш ніж виконувати.
Універсальної відповіді, які завдання краще виконувати на початку дня, а які – в кінці, немає. Як мінімум, це залежатиме від культури, в якій людина працює. Наприклад, у скрам-культурі багато командної роботи: в один день може бути кілька нарад і свою роботу треба підлаштувати під них. Зустрічі розривають день і часто не дозволяють повністю сконцентруватися на складній задачі, однак вони допомагають бути в курсі, що відбувається з проектом.
Одні вважають за краще виконувати складні потокові завдання вранці, на свіжу голову, а потім йти на зустрічі. Інші люблять починати робочий день з поточних задач, щоб швидко отримати результат, а потім переходять до чогось більш складного. Тут варто експериментувати і шукати, що більше підходить саме для вас.
В деяких культурах не потрібно багато спілкуватись з колегами – там можна влаштовувати тематичні дні. Скажімо, три дні на тиждень приділяти вирішенню складних задач, день – на обговорення і день – на організаційні питання та «хвости».
Що важливо у плануванні? Необхідно управляти не лише часом, але й смислами. Наприклад, якщо здається, що зустрічей багато, а користі від них мало, варто провести ревізію: поспілкуватися з організаторами зустрічей, з'ясувати, чи можливо збиратися для обговорення рідше. Не виключено, що зустрічі відбуваються за інерцією, оскільки хтось впевнений, що в них є потреба.
Дуже важливо бачити сенс у своїй роботі: коли людина усвідомлює, навіщо вона щось робить, з'являється мотивація та сили.
Як увійти в потік
Потік – стан, коли людина настільки заглиблена в свою діяльність, що не помічає плину часу. Американський дослідник Мігай Чиксентмігаї, який вивчав стан потоку, дійшов висновку, що поринати в нього можуть люди будь-яких, не лише творчих, професій. У цьому стані люди дуже продуктивні та здатні показати свої найкращі результати.
Що потрібно, щоб увійти в потік?
• Доступно сформулювати задачу
Якщо перед вами стоїть незрозуміла або дуже об'ємна задача, як-от «розпочати великий проект», зануритися в потік буде неможливо. А ось відчути стрес через те, що завдання здається непідсильним, – легко. Одна з головних умов потоку – зрозумілість задачі. Припустимо, ви вирішили півгодини на день на роботі приділяти англійскій. Задача «вчити англійську» сформульована розпливчасто. Коли настане час її виконувати, буде неясно з чого починати. Тому її варто формулювати конкретніше, наприклад, «подивитись два відео на TED». Таким чином, складну задачу потрібно розбити на декілька простих, зрозумілих і прийматися за них.
• Налаштуватися на задачу
Сконцентруйтесь і налаштуйтесь на задачу – побудьте в її контексті 10-15 хвилин: зберіть інформацію, обдумайте рішення. Зазвичай після такого налаштування легко «пірнути» в діяльність і займатися чимось складним протягом 2-3 годин.
• Придумати, як зробити рутинні завдання цікавішими
Коли є цікавість, увійти в потік легко, а коли робота здається нудною – важко. Якщо немає можливості делегувати рутинні задачі, слід переглянути своє ставлення до них і спробувати зацікавити себе. Це можливо зробити, наприклад, за допомогою гейміфікації: намагатися виконувати задачі швидше, ніж раніше, і винагороджувати себе чим-небудь за завершену роботу.
Як прокрастинувати з користю
Повернутися з обіду й застрягти в соцмережах на півгодини – напевно це вам знайоме. Така поведінка може свідчити, що накопичилася втома й потрібно перепочити. Після обіду корисно дати собі 15-20 хвилин відпочинку. Що робити в цей час? Прогуляйтеся, поспілкуйтеся з колегами або заплануйте прості справи, які можно робити в розслабленому стані: щось замовити, сплатити рахунки, подивитись відео доповіді. Американський консультант з питань управління, автор книжок з тайм-менеджменту Стівен Кові називає такі задачі «справи-пісок». Він рекомендує складати списки простих справ і виконувати їх, коли треба переключитися, тоді не буде відчуття провини за змарнований час. За системою Кові існують ще «справи-галька» та «справи-велике каміння».
· Справи-пісок. Дрібні задачі, на які не потрібно багато часу. Їх легко виконати навіть якщо ви втомлені. На справи-пісок можна відволікатися під час перерв (адже відпочинок – це зміна діяльності).
· Справи-галька. Зрозумілі завдання з розряду «взяти й зробити». Їх не потрібно довго обмірковувати. Результат від виконання таких задач можна отримати відразу.
· Справи-велике каміння. Важливі нетермінові справи, які розвивають людину й приносять суттєві результати в майбутньому. Такі завдання можуть довго відкладатися, оскільки вони вимагають концентрації та уважності.
Важливість і терміновість у цих справ різна, але виконати потрібно їх усі – скласти велике каміння, гальку й пісок в банку обмеженого розміру. Концепція Кові полягає в тому, що велике каміння не влізе в банку, коли там вже є галька і пісок. Тому при плануванні важливо в першу чергу звертати увагу на справи-велике каміння, які дають відчутні майбутні результати, і відходити від ставлення «Коли-небудь у вільний час я цим займусь».
Як продовжувати працювати, якщо настрій зіпсовано
Іноді буває так: щойно почав працювати – отримав гнівного листа, або скасувалися домовленості, на які дуже розраховував. Настрій зіпсовано, але працювати все одно треба. Налаштуватися на конструктив допоможе така вправа: все, що трапилося, потрібно визнати як факт і подумки проговорити. Наприклад, «Колега підвищив на мене голос.». Після цього подумки проговорити, що ви насправді відчуваєте. Скажімо, «Я гніваюся, я розлючений». Потрібно абстрагуватися від ситуації та нагадати собі, що емоції, які ви зараз відчуваєте тимчасові й скоро минуться. Потім можна влаштувати невелику прогулянку, випити чаю – зробити те, що допоможе заспокоїтись.
Як часто слід робити перерви
Якщо складно довго концентруватися на чомусь, можна застосувати техніку «Помодоро»: 25 хвилин працювати, 5 хвилин – відволікатися. Такий ритм найкраще підійде тим, хто виконує задачі послідовно та самостійною. Якщо ви постійно працюєте з людьми (спілкуєтесь, чекаєте відповідей на листи), ця техніка навряд чи спрацює для вас. Але раз на півтори-дві години варто трохи перепочити: пройтись, подзвонити рідним або зробити справи-пісок.
Як зрозуміти, що час додому
Знову ж таки, допоможе планування. Якщо зранку окреслити собі головну та другорядні задачі на день, буде зрозуміло, коли час зупинитися. Коли цілі досягнуто, можна влаштувати ритуал завершення дня – позначити задачі у списку, як виконані. Тоді, коли ми бачимо, скільки зробили за день, мозок отримує сигнал, що на сьогодні досить і можна з почуттям виконаного обов'язку (і задоволенням!) йти відпочивати.
